Johtamisjärjestelmän tuunausta

Kirkkonummen kouluissa on parhaillaan käynnissä auditointi. Tämä tarkoittaa lyhyesti sitä, että kouluille on tehty auditointipareja, jotka käyvät tutustumassa toistensa toimintaan ja antavat siitä palautetta rakentavassa hengessä. Auditoinnit aloitettiin viime lukuvuonna ja palaute oli niin positiivista, että päätimme yhteistuumin jatkaa hyvää käytäntöä.

Auditoinneissa sovitaan aina jotkut teemat, joihin perehdytään erityisesti. Nämä teemat on nostettu perusopetuksen laatukriteereistä. Tämän vuoden teemat ovat johtaminen ja arviointi.

Auditointi on pääasiassa apulaisrehtorien heiniä. He valitsevat koulusta itselleen auditointipariksi jonkun opettajan ja lähtevät tutustumaan johonkin muuhun ennalta sovittuun kouluun. Rehtorien rooli on toimia lähinnä fasilitaattorina. Me huolehdimme sijaisjärjestelyistä kun opettajat ovat auditoimassa, järjestämme omiin kouluihimme tuleville auditoijille tilat auditointia varten ja ajan YT -kokouksesta auditoinnin palautetta varten.

Ehkä kaikkein suurimpana työnä rehtori esitäyttää laatukriteerien pohjalta tehdyn auditointilomakkeen, jossa kerrotaan auditoijille taustatietoa kulloinkin auditoitavista aiheista. Me myös tallennamme monia auditointia varten tarvittavia taustamateriaaleja tiettyyn yhteiseen kansioon, josta auditoijat ne löytävät. Tällaisia dokumentteja ovat mm. koulun OPS, lukuvuosisuunnitelma ym. kirjallisia dokumentteja.

Auditoinnin teemat päätettiin vasta nyt syksyllä, mutta jo kesällä, sattumalta, tein muutamia uudelleenjärjestelyjä oman koulumme johtamisjärjestelmään. Meillä on aina ollut hyvin vahva pyrkimys jaetun johtajuuden suuntaan. Olen aina korostanut, että innovaatiot syntyvät sellaisessa ilmapiirissä, jossa hierarkiat ovat matalia ja epäonnistuminen on luvallista. Pelon ilmapiirissä ei kukaan uskalla kokeilla.

Meillä on alusta saakka ollut suhteellisen samalainen tiimirakenne. Meillä on 1) pedagogisia aihetiimeja ja 2) luokka-astetiimejä. Tässä ei vielä ole mitään uutta.

Aihetiimit on rakennettu tiettyjen laajempien teemojen varaan. Meillä on aihetiimeja vain neljä. Ne ovat:

1) OPS -tiimi
2) Digitiimi
3) Osallisuustiimi
4) Keke -tiimi

Nimet kertovat jo melko paljon toimenkuvasta. OPS -tiimi kirjoittaa ja kehittää koulun OPS:ia. Digitiimi etsii uusia keinoja käyttää tieto- ja viestintätekniikkaa opetuksessa ja tuoda uusia digitaalisia oppimisympäristöjä muun työyhteisön tietoisuuteen. Heillä on siis vahvasti myös koulutuksellinen missio. Osallisuustiimi kehittää koulumme toimintaa yhä enemmän oppilaita kuulevaan suuntaan ja Keke -tiimi huolehtii kestävän kehityksen periaatteiden toteutumisesta ja ulkona oppimisen pedagogiikasta.

Luokka-astetiimit ovat kyllä myös pedagogisia tiimejä, mutta niillä ei ole kuin yksi tavoite. Niiden tehtävänä on kaikella tavalla keksiä uusia keinoja tehdä yhteistyötä luokka-asteittain ja luokka-asteiden välillä ja raivata esteitä jotka estävät yhteistyön tekemistä.

Myös aihetiimeille on kullekin kirjattu omat sitovat tavoitteensa. Kullekin tiimille tavoitteita on vain kolme. Kaikki tavoitteet liittyvät pedagogiseen työhön. Yksi oleellinen linjaus onkin, että koulussamme on vain pedagogisia tiimejä. Meillä ei ole erikseen esim. tyky- tai juhlatiimiä. Nämä asiat hoidetaan muulla tavoin.

Kolme vuotta yritimme saada asioita hoidettua niin, että tiimien kokoontumisajat oli palkitettu lukujärjestykseen. Aihetiimit kokoontuivat tiistaisin klo 14-15 ja luokka-astetiimit torstaisin klo 8-9. Koska ajat olivat kiinteät, tiimit alkoivat odottaa, että heille annetaan kullekin kerralle joku tehtävä. Yksi opettajista kiteytti asian loistavasti: "Keskiviikkona ei vielä tiedetty, mitä torstaiaamuna piti tehdä." Tästä voi tietysti syyttää vain rehtoria, joka ei ollut aiheita antanut ajoissa. Rehtorin työmäärä nykykoulussa on kuitenkin niin valtaisa, että ihan jokaista juttua ei aina ehdi ajoissa suunnitella. Siksi tällainen passivoiva järjestelmä ei toimi -tai ei ainakaan Vuorenmäessä toiminut.

Kesällä aloin pohtia asioita uusiksi. Olin jo aiemmin ymmärtänyt ongelman: ei kukaan voi olla luova joka viikko tiistaisin kahdesta kolmeen ja torstaisin kahdeksasta yhdeksään. En vaan ollut uskaltanut päästää ohjista irti. Opettajan työaikajärjestelmä (opetusvelvollisuus + 3 ns. yt -tuntia/vko) on aina ollut mielestäni pahin koulutusjärjestelmäämme rapauttava syöpä. Se ohjaa sellaiseen ajatteluun, että kaikki opetuksen ulkopuolinen työ olisi tehtävissä kolmen yt -tunnin puitteissa. Tämä taas ei hirveästi kannusta tekemään mitään yhdessä, kun omiakin hommia on jokaisella ihan riittävästi. Yhteistyö on yleensä kuitenkin avain näihin ongelmiin, kun kaikkea ei tarvitse tehdä itse.

Loimme mallin, jossa purimme lähes kaiken TUNTIMÄÄRIIN kohdistuvan kontrollin. Kerroin heti vuoden alussa, että ainoa, mitä seurataan ovat tavoitteet. En ole kiinnostunut päästäänkö tavoitteisiin 10 tunnissa vai 100 tunnissa. Oleellista on, että tapahtuu tavoitteiden mukaista toimintaa.

Luokka-astetiimien vetäjien roolia kehitettiin myös entistä enemmän johtamisen suuntaan. Ennen heidän tehtävänsä oli enemmän kokoonkutsuja kuin johtaja, vaikka he olivatkin osa koulun johtoryhmää (meillä rehtori, apulaisrehtori ja luokka-astetiimien vetäjät). Kesällä kävimme Uudenmaan reksien kanssa vierailulla Microsoftilla, jossa tiimien vetäjät käyvät kehityskeskustelut kerran kuussa tiimiensä kanssa. Toin täältä idean myös meille, tosin hieman laimennettuna. Meillä luokka-astetiimien vetäjät käyvät nyt ryhmäkehityskeskustelut kaksi kertaa syksyllä ja kaksi kertaa keväällä tiimiensä kanssa. Näissä keskusteluissa keskitytään lähinnä kolmeen kysymykseen 1) missä olemme onnistuneet 2) missä meillä on vielä parannettavaa ja 3) mitä minä itse olisin valmis tekemään, jotta pääsisimme paremmin tavoitteisiimme?

Ensimmäiset keket on käyty ja palaute on ollut todella hyvää. Kukaan ei enää palaisi vanhaan. Kaikki pitävät uutta, vapaampaa systeemiä hyvänä. Nyt tiimit voivat niputtaa yt -aikaa suuremmiksi kokonaisuuksiksi niin, että työskentelylle jää kunnolla aikaa. Kokoontumisajat voi valita sen mukaan, etteivät muut kiireet puske samaan aikaan päälle. Kun kokoonnutaan kerran pidempään ja saadaan kunnolla asioita tehtyä, voidaan välillä pitää vapaata ja olla kokoontumatta. Ja mikä parasta, nyt tiimien työ on itseohjautuvaa, eikä kukaan odota tehtäviä koulun johdolta. Tehtävät on annettu vuoden alussa isompina tavoitteina ja joka kerta kun kokoonnutaan, pyritään tekemään niiden tavoitteiden mukaista toimintaa. Passiivinen tehtävien odottaminen on muuttunut aktiiviseksi toiminnaksi oikeiden asioiden eteen. Näin myös jokainen opettaja johtaa itse itseään, eikä jättäydy johdettavaksi.

Emme ole myöskään unohtaneet pedagogisia aihetiimejä oman onnensa nojaan. Nyt kun johtoryhmä kokoontuu eri aikaan kuin aihetiimit (viime vuonna oli toisin), jää johtoryhmän jäsenille aikaa käydä sparraamassa myös aihetiimejä. Heitäkin kuullaan kehityskeskusteluissa ja pyritään tarjoamaan kaikki heidän tarvitsemansa tuki sille arvokkaalle työlle, mitä he tekevät koulumme eteen. Yritetään yhdessä löytää ratkaisuja niin resurssiongelmille kuin koulun joskus jäykille rakenteillekin, jotka voivat estää oikeita asioita toteutumasta.

En tiedä, onko tässä mitään täysin uutta tai omaperäistä. Laajemmat pedagogiset aihetiimit meille tuotiin jo aiemmin benchmarkkauskäynniltä Koulumestarin koulusta Espoosta ja tiimivetäjien pitämät ryhmäkeket parastin Microsoftilta. Aina ei tarvitsekaan keksiä pyörää uudelleen. Joskus riittää, että tuunaa vanhoista osista uuden kokonaisuuden. Meillä tämä malli on ainakin toiminut.

Tiimejä kehittämässä

Vuorenmäen koulun tiimirakenne uusittiin tasan vuosi sitten. Kaikki nämä kolme toimintavuotta koulussamme on toiminut kahdenlaisia tiimejä 1) luokka-astetiimejä ja 2) aihetiimejä. Luokka-astetiimit ovat pysyneet ideologialtaan samanlaisina kuluneet kolme vuotta. Niiden keskeisenä tavoitteena on ollut kehittää luokka-asteiden välistä ja sisäistä yhteistyötä.

Vuosi sitten tiivistimme useat teemalliset tiimit laajempiin aihekokonaisuuksiin keskittyviksi aihetiimeiksi. Koulumme aihetiimit keskittyvät nykyisellään seuraaviin asioihin:

• OPS -työ ja arviointi
• Oppilaan osallisuus koulun arjessa
• Digitaaliset oppimisympäristöt ja käytänteet
• Johtaminen (johtoryhmä)

Kun koulunkäyntiavustajaresurssi leikattiin noin puoleen lukuvuodelle 2013-2014 verrattuna edelliseen vuoteen, luovuimme pitkin hampain omasta innovaatiostamme -tukitiimistä. Pilotoimme koko kevään 2013 tiimimallia, jossa koulumme laaja-alainen erityisopettaja veti tiimiä, johon hänen lisäkseen kuuluivat resurssiopettaja ja kaikki koulumme avustajat. Tiimi toimi arjessa toimivana koulutusryhmänä, jolla lisättiin oppilaan tuen kanssa kiinteästi työskentelevien ihmisten ammattitaitoa, kehitettiin uusia tuen toteuttamisen muotoja, vaihdettiin kokemuksia ja saatiin vertaistukea.

Lukuvuoden 2013-2014 alussa kaikkien aihetiimien tavoitteet määriteltiin yhdessä. Koulun johtoryhmä nimesi kullekin tiimille kaksi tavoitetta ja tiimit itse keksivät 1-2 tavoitetta lisää. Tällä pyrittiin lisäämään keskittymistä oikeisiin asioihin, kun aikaa on käytössä rajallisesti.

Vuoden 2013 lopulla päätin aloittaa kevään 2014 kehityskeskustelut tiimien ryhmäkehityskeskusteluilla. Ainakin aluksi olen aloittanut luokka-astetiimien ryhmäkekeistä. Tämä valinta siitä syystä, että aihetiimien tavoitteet on selkeästi määritelty ja toimenkuva selkeämpi. Luokka-asteyhteistyö taas on syystä tai toisesta lähtenyt hieman vaisusti käyntiin. Tarkoituksena oli mm. kartoittaa pullonkauloja ja selvittää, mitä voisimme tehdä toisin.

Olen nyt käynyt keskustelut kaikkien luokka-astetiimien kanssa. Ensi torstaina pidän tiimikeken vielä avustajien kanssa. Jo nyt voin sanoa, että ajatus ryhmäkehityskeskusteluiden pitämisestä on ollut erinomainen.

Lähdin keskusteluihin kolmella yksinkertaisella kysymyksellä. Tämä siitä syystä, että tiimeissä on 6-7 jäsentä. Jos kaikille meinataan tunnin aikana antaa edes hetki suunvuoroa, ei edes teoriassa ole mahdollista lähteä keskustelemaan kovin monesta teemasta.

Kysymykseni olivat seuraavat:

1. Missä olemme onnistuneet?
2. Mitä haasteita olemme kohdanneet?
3. Miten minä tiimin jäsenenä, voisin toimia toisin, jotta yhteistyö mahdollistuisi paremmin?

Pyrimme siis löytämään hyviä käytänteitä (best practices) ja raivaamaan yhteistyön esteitä pois. 

Yhteistyön suurimmiksi esteiksi nousi kaikissa tiimeissä kiire ja se, että tiimiaika kuluu johonkin muuhun kuin yhteistyön kehittämiseen. Jälkimmäinen syy voi tuntua oudolta. Pieni opastus opettajan työaikamalliin aukaisee ongelman ydintä. Opettajan työaika koostuu opetustunneista ja 3 ns. yt -tunnista. Tottakai opettajan työhön liittyy paljon muutakin kuten tuntien valmistelua, kokeiden korjausta ja uusien asioiden oppimista ja haltuunottoa.

Monessa koulussa opettajan kolmesta ns. yt -tunnista on merkitty lukujärjestykseen yksi ja loput kaksi tuntia voi käyttää esim. kodin ja koulun väliseen yhteistyöhön ja yhteydenpitoon, opettajien väliseen yhteistyöhön, erilaisten lomakkeiden täyttämiseen jne. Vuorenmäen koulussa opettajan lukujärjestykseen on palkitettu kaksi näistä kolmesta tunnista. Toinen luokka-asteyhteistyöhön ja toinen teemalliseen aihetiimien työskentelyyn.

Työaikamalli on auttamattomasti vanhentunut, eikä missään määrin tue uuden työn tarpeita. Uusi työ on luonteeltaan purskeista -joskus tehdään enemmän kun on tarve tai on draivi päällä ja joskus hieman vähemmän kun on hiljaisempaa tai ideoita ei tunnu syntyvän. Opettaja tekee lukujärjestyksen mukaan, samalla tavalla kuin oppilas, riippumatta siitä onko flow päällä vai ei. Tietenkin työn tekeminen riippuu opettajasta itsestään, mutta malli toimii periaatteessa näin.

Jos noista yt -tunneista halutaan pitää orjallisesti kiinni, käy helposti niin, että muut määrittelevät, mitä koulussa tehdään. Kunnan hallinnosta tulee niin paljon jo pelkkiä pakollisia vuosittaisia tehtäviä (riskikartoitukset, laatukyselyt, erilaiset osaamiskartoitukset, lausunnot erilaisiin asioihin jne.), että osa ajasta kuluu niihin. Koulun sisältä nousee lisäksi lisää samantyyppisiä teemoja (turvallisuussuunnitelman läpikäynti ja kehittäminen, OPS:iin liittyvä yhteinen keskustelu, juhlien ja teemapäivien järjestelyt ja suunnittelu jne.) Aika kuluu tällä mallilla pakollisten asioiden hoitoon. Tämä johtaa siihen, että opettaja kokee työnsä epämotivoivana ja pakkopullana. Opettaja ei koskaan pääse innostumaan, heittäytymään ja innovoimaan.

On päivän selvää, että innostumiselle täytyy löytyä aikaa. Ei kukaan voi tehdä vuodesta toiseen ulkoa ohjautuvaa työtä, kun on saanut akateemisen koulutuksen johon liittyy tutkijan mieli. Innostumista ja luovaa hulluutta syntyy kun on riittävästi aikaa, eikä pakko tai kiire paina päälle. Vai kuinka moni meistä pystyisi innostumaan joka tiistai kello 14.00-15.00 ja taas uudestaan torstaisin klo 8.00-9.00?

Tiimien kehityskeskusteluissa nousi hyviä ideoita yhteistyön järjestämiseen:

• joku oli keksinyt mallin, jossa kaksi samaa luokkaa opettavaa opettajaa oli yhdistänyt voimansa siten, että pilveen kirjoitettu historian essee arvioitiin kahdesta näkökulmasta: luokanopettaja arvioi sen äidinkielen näkökulmasta ja historiaa opettava opettaja historian näkökulmasta, 
• joku oli yhdistänyt samaan aikaan olevat kahden rinnakkaisen luokan jakotunnit siten, että kahdesta puolikkaasta ryhmästä tehtiin yksi kokonainen ryhmä, jolle saatiin tällä järjestelyllä kaksi opettajaa
• yksi luokkataso oli pitänyt kerran viikossa toiminnallisen matematiikan tunnin niin, että sillä tunnilla kaikki rinnakkaisluokat sekoitettiin uusiksi ryhmiksi
• syntyi myös idea kuudesluokkalaisten toimimisesta oppimaan oppimista ohjaavina "käytöskummeina" pienemmille 
• jne.

Parasta näissä keskusteluissa oli se, että osaamista jaettiin. Ideat olivat lopulta hyvin arkisia, mutta se, että pienistäkin idean murusista yhdessä puhuttiin, loi puitteet sille, että ideat jalostuivat timanteiksi.

Tiimikehityskeskusteluiden jälkeen aloitan henkilökohtaiset kehityskeskustelut. Uskon, että olemme virittäneet niitä varten hyviä teemoja. Mieli on näiden hyvien keskusteluiden jälkeen avoinna uudelle. Se on hyvä lähtökohta kehittymiselle.